Organiser un concert

Pour accueillir, organiser ou vendre un concert, il faut e^tre titulaire de la Licence d'Entrepreneur de Spectacles Vivants, délivrées par la Préfecture.
Depuis octobre 2019 ordonnance du 4 juillet 2019 , la demande de licence n'est plus soumise à une commission pour approbation mais devient déclarative par le biais d'un formulaire en ligne.

Qui peut et doit demander la licence ?
L'entrepreneur de spectacle art. L7122-2 du CT peut être une personne morale ou physique, et exercer l'une des catégorie d'activités suivantes :
— (1) Exploitant de lieux de spectacle aménagés pour les représentations publiques.
— (2) Producteurs de spectacles ou entrepreneurs de tournées qui sont donc employeur du plateau artistique.
— (3) Diffuseurs de spectacles qui ont la charge, dans le cadre d’un contrat, l’accueil du public, la billetterie et de la sécurité des spectacles : les organisateurs

Pour que la déclaration soit acceptée, il faudra
— justifier d’une expérience professionnelle de six mois au moins dans le spectacle ou d'un niveau d'étude ou de formation (quelque soit le domaine) minimum.
— avancer un projet d'activité, ainsi qu'un calendrier de dates prévues dan l'année à venir (spectacles déjà vendus, optionnés, imaginés)

Obtention et usage
La licence se matérialise donc désormais par un récépissé PDF et son numéro PLATESV-D-2020... qui sera valide un mois après la déclaration.
Les supports de communication et la billetterie de tout spectacle vivant doivent mentionner ce numéro du récépissé de la déclaration en cours de validité.
À l’exception des spectacles accueillant plus de 1 500 personnes, les entrepreneurs de spectacles n’ont plus obligation de déclarer l’organisation d’un spectacle ou de demander une autorisation préalable. Cette disposition est maintenue pour les organisateurs occasionnels.

Raves et free-parties
Ces rassemblements publics entrent dans un cadre légal particulier et ne ncessitent pas la licence d'entrepreneur de spectacle mais tombent sous le coup des rassemblement festifs à caractère musical. Ils sont soumis à l'autorisation de la Préfecture, notamment si plus de 500 personnes sont attendues. Décret du 21 mars 2006

Dispense pour les organisateurs occasionnel
Les organisateurs de spectacles dont ce n'est pas l'activité principale et qui n'organisent pas plus de 6 représentations par an sont dispensés de la licence. Ils doivent néanmoins embaucher et déclarer les artistes percevant une rémunération via le Guichet Unique de Pôle Emploi (GUSO).

Pour aller plus loin

GUIDE DÉTAILLÉ MUSIC-HDF.ORG Utiliser le GUSO pour embaucher des artistes en concert

mesdemarches.culture.gouv.fr Déclarer son activité d'entrepreneur de spectacles vivants (Obtention de la Licence)

irma.asso.fr Tutoriel de déclaration pas à pas (IRMA)

Préfecture ou mairie

Pour les professionnels qui possèdent la licence d'entrepreneur de spectacles vivant, seules les manifestations rassemblant plus de 1500 personnes nécessitent une autorisation préalable. L'événement doit être déclaré au moins un mois en amont.
Pour les organisateurs occasionnels, il faudra systématiquement déclarer les représentations prévues (un maximum de 6 sur l'année) à la Préfecture via la DRAC, au moins un mois avant la date de l'événement.

Dans tous les cas si le concert a lieu dans un espace public, l'organisateur doit demander une autorisation à la mairie concernée.

SACEM
Dans le cadre d'un concert comprenant des œuvres du répertoire de la SACEM, une demande d'autorisation d'utilisation en public doit être faite : il est possible d'y déroger en déclarant après l'événement mais une remise de 20% est accordée pour toute demande déposée au moins quinze jours avant. Si aucune œuvre du répertoire de la SACEM n'est jouée, aucune redevance ne sera due.
Les droits d'auteur sont dus en fonction du budget global de la représentation, classiquement calculés sur les recettes brutes (bar + billetterie) ou sur le coût du plateau artistique (si celui ci est supérieur aux recettes brutes).

Le montant des droits d’auteur est un forfait défini en fonction du budget des dépenses et du prix d’entrée à votre évènement. ou est calculé proportionnellement aux recettes ou au budget des dépenses de votre évènement. Tarifs et barème de calcul détaillé

Assurance
Une assurance de responsabilité civile organisateur (RCO) est obligatoire : elle couvre les dommages occasionnés aux personnes, à la salle et aux biens. Pour du matériel technique spécifique, il est conseillé de souscrire une assurance tous risques matériels.

les instruments de musique appartenant aux musiciens sont assurés par leurs propriétaires et non par l’organisateur.

Contrats
L'organisateur doit s'assurer de la bonne embauche des personnels, artistes et technicien.ne.s employé.e.s lors de l'événement :
— soit par un contrat d'engagement direct (via le GUSO le cas échant)
— soit en confiant l'embauche certaine à un tourneur ou un prestataire de portage salarial.
— soit en s'assurant du statut amateur et bénévole des participants au regard de la loi. Décret du 10 mai 2017

Pour aller plus loin

MUSIC-HDF.ORG Guide des obligations sociales (PDF)

clients.sacem.fr Demande d'autorisation SACEM pour un concert

La feuille de route est le résumé et la clé d'un concert bien préparé : tout le monde (artistes, technicien·ne·s, organisateurs, staff du lieu) doit pouvoir y trouver les informations essentielles à sa venue : horaires, adresses, contacts et marches à suivre, ...
Réalisée par l'organisateur et sa·son chargé·e de production, cette synthèse logistique est complémentaire des fiches techniques et riders fournies par les groupes, et du mémodeal et contrats négociés par le·la programmateur·trice.

Envoyée avant le concert, la feuille de route résume les éléments suivants :
► date, heure, lineup et lieu du concert
► lieu de l'hébergement et modalités des checkin/chekout
► lieu et horaires du catering
► adresses précises (voir coordonnées GPS) des différents lieux
► horaires et points de rendez-vous des transports (arrivées trains, navettes, runs)
► horaires d'arrivée, d'installation, de balances, et de concert sur scène (en précisant la durée du set), ainsi que d'ouverture et de fermeture du lieu au public.
► contacts et téléphones portables des organisateurs, artistes, technicien·ne·s, hôtel, taxis, ...

Pour aller plus loin

MUSIC-HDF.ORG Modèle simplifié de Feuille de Route (tableur)

Expliqué en vidéo

Payes et cotisations
— Il faut payer les salariés et émettre les documents relatifs : fiche de paie, attestation employeur mensuelle, certificat d'emploi congés spectacles. (organisateur occasionnel = feuillets GUSO) pour le cas ou l'organisateur est employeur.

Déclarer sa billetterie
Depuis avril 2020, la loi « Liberté de création, architecture et patrimoine » du 7 juillet 2016 (article 48) requiert de l’ensemble des structures de spectacle vivant détenant une licence qu'ils déclarent au Ministère de la Culture les informations relatives à leurs billetteries, par le biais de SIBIL (Système d’Information BILletterie)

Déclarer sa billetterie
Depuis avril 2020, la loi « Liberté de création, architecture et patrimoine » du 7 juillet 2016 (article 48) requiert de l’ensemble des structures de spectacle vivant détenant une licence qu'ils déclarent au Ministère de la Culture les informations relatives à leurs billetteries, par le biais de SIBIL (Système d’Information BILletterie)

Taxes
— Envoyer à la SACEM les Programmes des Œuvres Diffusées remplis par les artistes ainsi que l'état des recettes pour le règlement des droits d'auteur.
— Déclarer les recettes au CNM pour régler la taxe fiscale de 3,5% (sur les recettes de billetterie ou le montant des contrats de cessions).
La taxe CNM est due par l'organisateur/producteur de l'événement sauf dans le cas ou l'entrée est gratuite pour le public : alors c'est le tourneur (qui a vendu le plateau artistique) qui est redevable (% sur le montant HT du contrat de cession).

Pour aller plus loin

MUSIC-HDF.ORG Programme des œuvres diffusées (SACEM)

MUSIC-HDF.ORG Déclaration pour la taxe fiscale sur les spectacles de musiques actuelles (CNV)

MUSIC-HDF.ORG Formulaire de l'état des recettes et dépenses (SACEM)

MUSIC-HDF.ORG Connaître les taxes et impôts

L'organisation d'un concert nécessite de bien contractualiser les différentes relations entre structures et salarié·es.

Contrat d'engagement
C'est le contrat qui lie les artistes et technicien·ne·s au producteur du concert : l'organisateur si il les emploie en direct, ou le tourneur, qui s'occupe de vendre le spectacle aux organisateurs.
Il s'agit d'un CDD d'usage classique art. D1242-1 du CT qui peut être interprété au régime général ou comptabilisé pour les intermittents du spectacle.
Le contrat d'engagement a ceci de spécifique qu'il peut regrouper plusieurs artistes d'un même groupe sur un seul et même contrat, mais ne différé pas sinon d'un CDD.
C'est donc le seul contrat qui implique une relation directe d'employeur à salarié entre un artiste et un producteur ou un diffuseur. art. L7121-3 du CT

Contrat de cession
Ce contrat de cession du droit d'exploitation d'un spectacle se pose comme un intermédiaire entre les artistes et l'organisateur, avec le producteur (tourneur). Ce producteur négocie avec un organisateur ou un diffuseur (lieu) un montant et des conditions pour fournir un concert « clé en main » : son plateau artistique et technique, qu'il s'occupe de salarier. L'organisateur s'occupe du lieu et de l'accueil technique, de l’accueil des publics, et de la promotion de l'événement.

Le taux de TVA applicable sur un contrat de cession est de 5,5%

Il convient à l’organisateur de s’assurer que le producteur est bien titulaire de la licence d'entrepreneur de spectacles, et que le producteur s'acquitte de ses obligations d'employeur auprès des artistes et technicien·ne·s concerné·e·s par le concert.

Contrat de coréalisation
Le contrat de co-réalisation est similaire au contrat de cession (le producteur assume l'emploie du plateau artistique, l'organisateur/diffuseur la responsabilité du lieu, de la promotion et de la billetterie), si ce n'est que le risque est aussi partagé.
La coréalisation intervient sur le partage des recettes résultantes du concert : le producteur et l'organisateur conviennent ainsi d'une part négociée de ces recettes à se répartir.
Ainsi le producteur ne se paye plus sur un montant forfaitaire fixé au contrat mais sur ce partage. Il est courant néanmoins qu'il assortisse la négociation d'une clause de « minimum garanti » le concernant, afin de s' assurer un minimum de revenus en cas de faibles recettes, et pour couvrir les frais qu'il engage.

A ne pas confondre avec la coproduction de spectacle vivant qui intervient lors de la création et non pas lors de la diffusion d'un spectacle.

Promotion locale
Ce contrat de prestation de services n'est pas particulier au spectacle vivant : il consiste ici à confier l'organisation d'un concert à une structure (promoteur) qui n'est pas liée à la billetterie de celui-ci.
Un promoteur local est missionné par un producteur principal (le tourneur) d'organiser le spectacle dont il détient les droits d'exploitation. Le producteur local est donc diffuseur pour le compte du tourneur et il négocie un pourcentage de la billetterie.
Il est donc prestataire et ne prend pas en charge les dépenses ni ne touche les recettes du spectacle. Sa prestation est facturée (TVA 20%) au producteur.

Pour aller plus loin

MUSIC-HDF.ORG Payer des artistes

MUSIC-HDF.ORG Modèle simplifié de contrat de cession

Comme pour un concert non enregistré, la captation d'un spectacle en vidéo etou en son implique le respect des droits d'auteur et l'obtention d'autorisations.

Auteurs/Compositeurs
La totalité des auteurs (compositrices, compositeurs, arrangeuses, arrangeurs, auteurs et autrices) ainsi que de leurs éditeurs doivent signer un contrats de cession de droits d’auteurs art. L.131-3 du CPI, précisant ainsi
▶ la cession des droits de reproduction, droits de représentation, et droits d’utilisations secondaires (merchandising)
▶ le mode d'exploitation (quels médias et canaux de diffusion)
▶ les conditions d'exploitation : durée, territoire, etc
▶ l'exploitation peut avoir une visée commerciale, ou non : il faut le préciser.
▶ le calcul de rémunération des auteurs doit être explicité pour chaque cas, proportionnellement aux recettes d’exploitation, ou au forfait si l'exploitation n'est pas commerciale.

Pour obtenir ces droits, il faut se rapprocher des organismes de gestion collective comme la SACEM, ou des éditeurs des artistes concernés

Artistes interprètes
Les artistes sur scène et à l'image doivent bien évidemment aussi être rémunérés pour leur interprétations et l'enregistrement de celle-ci.
▶ Un contrat de travail pour sa prestation live, mais qui n'implique pas l'enregistrement de l'interprétation. On palre ici du côté live, comme pour un concert classique.
▶ Pour ce qui est de l'enregistrement, il s'agit d'une approche similaire à l'enregistrement en studio qui s'applique en parallèle : un salaire distinct pour cette fixation + l'autorisation écrite de la fixation de sa prestation, sa reproduction et sa communication par l'artiste + une rémunération pour l'exploitation des enregistrements.
art. L.212-3 du CPI
▶ Il faut aussi s'assurer que l'artiste n'est pas sous contrat avec un label pour cette même interprétation : alors il faudra obtenir l'autorisation de ce producteur phonographique pour réaliser un nouvel enregistrement.

Le bénévolat est une action volontaire, effectuée sans contrepartie (financière ou en nature) et pour une association (ou ONG) : ce qui peut se résumer par l'absence de lien de subordination.

Ainsi conventionner par écrit une liste de tâches et /ou d'horaires implique la caractérisation de la réalisation d'un travail sous l'autorité d'un employeur, et donc présomption de salariat.

Il est important de noter que Pôle Emploi peut considérer que l'activité de bénévole est un frein à la recherche d'emploi et doit donc rester compatible avec cette dernière, et ne peut s'exercer chez un précédent employeur. Il faut garder à l'esprit d'un intermittent du spectacle est inscrit à Pôle Emploi sous un régime particulier et donc doit prendre en compte ce point.

- en programmation
- en recrutement dans ses prorpes équipes