Organiser un concert

Organiser un concert


Obligations légales et checklist des oublis à éviter quand on invite sur sècne son groupe préféré !

 

ENTREPRENEUR DE SPECTACLES


LICENCE ET DéCLARATION

Pour accueillir, organiser ou vendre un concert, il faut e^tre titulaire de la Licence d'Entrepreneur de Spectacles Vivants, délivrées par la Préfecture.
Depuis octobre 2019 ordonnance du 4 juillet 2019 , la demande de licence n'est plus soumise à une commission pour approbation mais devient déclarative par le biais d'un formulaire en ligne.

Qui peut et doit demander la licence ?
L'entrepreneur de spectacle art. L7122-2 du CT peut être une personne morale ou physique, et exercer l'une des catégorie d'activités suivantes :
— (1) Exploitant de lieux de spectacle aménagés pour les représentations publiques.
— (2) Producteurs de spectacles ou entrepreneurs de tournées qui sont donc employeur du plateau artistique.
— (3) Diffuseurs de spectacles qui ont la charge, dans le cadre d’un contrat, l’accueil du public, la billetterie et de la sécurité des spectacles : les organisateurs

Pour que la déclaration soit acceptée, il faudra
— justifier d’une expérience professionnelle de six mois au moins dans le spectacle ou d'un niveau d'étude ou de formation (quelque soit le domaine) minimum.
— avancer un projet d'activité, ainsi qu'un calendrier de dates prévues dan l'année à venir (spectacles déjà vendus, optionnés, imaginés)

Obtention et usage
La licence se matérialise donc désormais par un récépissé PDF et son numéro PLATESV-D-2020... qui sera valide un mois après la déclaration.
Les supports de communication et la billetterie de tout spectacle vivant doivent mentionner ce numéro du récépissé de la déclaration en cours de validité.
À l’exception des spectacles accueillant plus de 1 500 personnes, les entrepreneurs de spectacles n’ont plus obligation de déclarer l’organisation d’un spectacle ou de demander une autorisation préalable. Cette disposition est maintenue pour les organisateurs occasionnels.

Raves et free-parties
Ces rassemblements publics entrent dans un cadre légal particulier et ne ncessitent pas la licence d'entrepreneur de spectacle mais tombent sous le coup des rassemblement festifs à caractère musical. Ils sont soumis à l'autorisation de la Préfecture, notamment si plus de 500 personnes sont attendues. Décret du 21 mars 2006

Dispense pour les organisateurs occasionnel
Les organisateurs de spectacles dont ce n'est pas l'activité principale et qui n'organisent pas plus de 6 représentations par an sont dispensés de la licence. Ils doivent néanmoins embaucher et déclarer les artistes percevant une rémunération via le Guichet Unique de Pôle Emploi (GUSO).

· Guide : Le GUSO
· Outils : Déclarer son activité d'entrepreneur de spectacles vivants (Obtention de la Licence)
· Fiche : Tutoriel de déclaration pas à pas (IRMA)


AUTORISATIONS PRéALABLES



Préfecture ou mairie

Pour les professionnels qui possèdent la licence d'entrepreneur de spectacles vivant, seules les manifestations rassemblant plus de 1500 personnes nécessitent une autorisation préalable. L'événement doit être déclaré au moins un mois en amont.
Pour les organisateurs occasionnels, il faudra systématiquement déclarer les représentations prévues (un maximum de 6 sur l'année) à la Préfecture via la DRAC, au moins un mois avant la date de l'événement.

Dans tous les cas si le concert a lieu dans un espace public, l'organisateur doit demander une autorisation à la mairie concernée.

SACEM
Dans le cadre d'un concert comprenant des œuvres du répertoire de la SACEM, une demande d'autorisation d'utilisation en public doit être faite : il est possible d'y déroger en déclarant après l'événement mais une remise de 20% est accordée pour toute demande déposée au moins quinze jours avant. Si aucune œuvre du répertoire de la SACEM n'est jouée, aucune redevance ne sera due.
Les droits d'auteur sont dus en fonction du budget global de la représentation, classiquement calculés sur les recettes brutes (bar + billetterie) ou sur le coût du plateau artistique (si celui ci est supérieur aux recettes brutes).

Le montant des droits d’auteur est un forfait défini en fonction du budget des dépenses et du prix d’entrée à votre évènement. ou est calculé proportionnellement aux recettes ou au budget des dépenses de votre évènement. Tarifs et barème de calcul détaillé

Assurance
Une assurance de responsabilité civile organisateur (RCO) est obligatoire : elle couvre les dommages occasionnés aux personnes, à la salle et aux biens. Pour du matériel technique spécifique, il est conseillé de souscrire une assurance tous risques matériels.

les instruments de musique appartenant aux musiciens sont assurés par leurs propriétaires et non par l’organisateur.

Contrats
L'organisateur doit s'assurer de la bonne embauche des personnels, artistes et technicien.ne.s employé.e.s lors de l'événement :
— soit par un contrat d'engagement direct (via le GUSO le cas échant)
— soit en confiant l'embauche certaine à un tourneur ou un prestataire de portage salarial.
— soit en s'assurant du statut amateur et bénévole des participants au regard de la loi. Décret du 10 mai 2017

· Fiche : Guide des obligations sociales (PDF)
· Outils : Demande d'autorisation SACEM pour un concert


FEUILLE DE ROUTE ET LOGISTIQUE



La feuille de route est le résumé et la clé d'un concert bien préparé : tout le monde (artistes, technicien·ne·s, organisateurs, staff du lieu) doit pouvoir y trouver les informations essentielles à sa venue : horaires, adresses, contacts et marches à suivre, ...
Réalisée par l'organisateur et sa·son chargé·e de production, cette synthèse logistique est complémentaire des fiches techniques et riders fournies par les groupes, et du mémodeal et contrats négociés par le·la programmateur·trice.

Envoyée avant le concert, la feuille de route résume les éléments suivants :
date, heure, lineup et lieu du concert
► lieu de l'hébergement et modalités des checkin/chekout
► lieu et horaires du catering
► adresses précises (voir coordonnées GPS) des différents lieux
► horaires et points de rendez-vous des transports (arrivées trains, navettes, runs)
horaires d'arrivée, d'installation, de balances, et de concert sur scène (en précisant la durée du set), ainsi que d'ouverture et de fermeture du lieu au public.
contacts et téléphones portables des organisateurs, artistes, technicien·ne·s, hôtel, taxis, ...

· Outils : Modèle simplifié de Feuille de Route (tableur)


ACCUEILLIR DU PUBLIC



Billetterie
Organiser un spectacle ou un concert payant impose de mettre en place une billetterie, dont la souche (papier ou la réddition électronique art. 50 sexies B du Code général des impôts. ) est un document comptable qui permettra de calculer et de justifier des recettes.
Chaque spectateur doit donc se voir remettre un billet (ou posséder une version électronique), qui est contrôlé à l'entrée. L’organisateur doit aussi savoir en permanence combien de personnes sont actuellement dans le lieu de l'événement.
Chaque billet (y compris la souche) doit comporter le nom de le lieu et la date et l'horaire de l'événement, le nom du producteur du concert, le numéro unique du billet, le prix de la place, le nom du fabricant si l'organisateur a recours à des de billets pré-imprimés, le numéro de la licence d'entrepreneur du spectacle.
art. D7122-25 du Code du travail


La billetterie de concert est une activité à but lucratif, qui doit rester accessoire pour les associations de loi 1901 : cette activité est exonérées de TVA pour ces associations dans la limite de six manifestations par an. Au delà même si l'association n'a pas de but lucratif elle devra appliquer la TVA, à déclarer et à reverser à l'État, et sera soumise à l'impôt sur les sociétés !

La billetterie est soumise au taux de TVA 5,5% pour le cas où un bar payant est mis en place lors de l'événement. Dans le cas contraire, le taux de TVA est ramenée à 2,1%

Prévention sonore
Le responsable légal du lieu et/ou de l'activité qui s'y déroule est tenu obligatoirement de
— ne dépasser à aucun moment les volumes sonores maximums de 102 décibels A (sur 15 minutes) et 118 décibels C (sur 15 minutes). Code de la santé publique Art. R 1336-1
— ces niveaux doivent être affichés en temps réel en permanence pour les lieux pouvant accueillir plus de 300 personnes.
— mettre à disposition du public à titre gratuit des protections auditives individuelles

Concernant le voisinage, aucun bruit ne doitporter atteinte à sa tranquillité ou sa santé ; l'article R. 1336-7 stipule les niveaux de volume sonore par rapport au bruit ambiant normal à ne pas dépasser (5dbA la journée et 3dbA de nuit et en soirée). Code de la santé publique Art. R 1336-7

Sécurité
Evidemment le lieux accueillant le concert doit être aux normes de sécurité. À la demande du maire, une commission de sécurité peut être chargée de la vérification.
L’organisateur est seul responsable de la sécurité dans l’enceinte du spectacle et jusqu’à 50 mètres à la ronde.

· Fiche : Gérer la sûreté et la sécurité des événements et sites culturels (guide du Ministère de la Culture)
· Plus : Niveaux sonores : que dit la loi ?


OBLIGATIONS A POSTERIORI


APRèS LE CONCERT

Payes et cotisations
— Il faut payer les salariés et émettre les documents relatifs : fiche de paie, attestation employeur mensuelle, certificat d'emploi congés spectacles. (organisateur occasionnel = feuillets GUSO) pour le cas ou l'organisateur est employeur.

Taxes
— Envoyer à la SACEM les Programmes des Œuvres Diffusées remplis par les artistes ainsi que l'état des recettes pour le règlement des droits d'auteur.
— Déclarer les recettes au CNV et régler la taxe fiscale de 3,5%
La taxte CNV est dûe par l'organisateur/producteur de l'événement sauf dans le cas ou l'entrée est gratuite pour le public : alors c'est le tourneur (qui a vendu le plateau artistique) qui est redevable (% sur le montant HT du contrat de cession).

· Outils : Programme des œuvres diffusées (SACEM)
· Outils : Déclaration pour la taxe fiscale sur les spectacles de musiques actuelles (CNV)
· Outils : Formulaire de l'état des recettes et dépenses (SACEM)
· Plus : Connaître les taxes et impôts


CONTRACTUALISER



L'organisation d'un concert nécessite de bien contractualiser les différentes relations entre structures et salarié·es.

Contrat d'engagement
C'est le contrat qui lie les artistes et technicien·ne·s au producteur du concert : l'organisateur si il les emploie en direct, ou le tourneur, qui s'occupe de vendre le spectacle aux organisateurs.
Il s'agit d'un CDD d'usage classique art. D1242-1 du CT qui peut être interprété au régime général ou comptabilisé pour les intermittents du spectacle.
Le contrat d'engagement a ceci de spécifique qu'il peut regrouper plusieurs artistes d'un même groupe sur un seul et même contrat, mais ne différé pas sinon d'un CDD.
C'est donc le seul contrat qui implique une relation directe d'employeur à salarié entre un artiste et un producteur ou un diffuseur. art. L7121-3 du CT

Contrat de cession
Ce contrat de cession du droit d'exploitation d'un spectacle se pose comme un intermédiaire entre les artistes et l'organisateur, avec le producteur (tourneur). Ce producteur négocie avec un organisateur ou un diffuseur (lieu) un montant et des conditions pour fournir un concert « clé en main » : son plateau artistique et technique, qu'il s'occupe de salarier. L'organisateur s'occupe du lieu et de l'accueil technique, de l’accueil des publics, et de la promotion de l'événement.

Le taux de TVA applicable sur un contrat de cession est de 5,5%

Il convient à l’organisateur de s’assurer que le producteur est bien titulaire de la licence d'entrepreneur de spectacles, et que le producteur s'acquitte de ses obligations d'employeur auprès des artistes et technicien·ne·s concerné·e·s par le concert.

Contrat de coréalisation
Le contrat de co-réalisation est similaire au contrat de cession (le producteur assume l'emploie du plateau artistique, l'organisateur/diffuseur la responsabilité du lieu, de la promotion et de la billetterie), si ce n'est que le risque est aussi partagé.
La coréalisation intervient sur le partage des recettes résultantes du concert : le producteur et l'organisateur conviennent ainsi d'une part négociée de ces recettes à se répartir.
Ainsi le producteur ne se paye plus sur un montant forfaitaire fixé au contrat mais sur ce partage. Il est courant néanmoins qu'il assortisse la négociation d'une clause de « minimum garanti » le concernant, afin de s' assurer un minimum de revenus en cas de faibles recettes, et pour couvrir les frais qu'il engage.

A ne pas confondre avec la coproduction de spectacle vivant qui intervient lors de la création et non pas lors de la diffusion d'un spectacle.

Promotion locale
Ce contrat de prestation de services n'est pas particulier au spectacle vivant : il consiste ici à confier l'organisation d'un concert à une structure (promoteur) qui n'est pas liée à la billetterie de celui-ci.
Un promoteur local est missionné par un producteur principal (le tourneur) d'organiser le spectacle dont il détient les droits d'exploitation. Le producteur local est donc diffuseur pour le compte du tourneur et il négocie un pourcentage de la billetterie.
Il est donc prestataire et ne prend pas en charge les dépenses ni ne touche les recettes du spectacle. Sa prestation est facturée (TVA 20%) au producteur.

· Plus : Payer des artistes
· Outils : Modèle simplifié de contrat de cession


BéNéVOLAT



Le bénévolat est une action volontaire, effectuée sans contrepartie (financière ou en nature) et pour une association (ou ONG) : ce qui peut se résumer par l'absence de lien de subordination.

Ainsi conventionner par écrit une liste de tâches et /ou d'horaires implique la caractérisation de la réalisation d'un travail sous l'autorité d'un employeur, et donc présomption de salariat.

Il est important de noter que Pôle Emploi peut considérer que l'activité de bénévole est un frein à la recherche d'emploi et doit donc rester compatible avec cette dernière, et ne peut s'exercer chez un précédent employeur. Il faut garder à l'esprit d'un intermittent du spectacle est inscrit à Pôle Emploi sous un régime particulier et donc doit prendre en compte ce point.


 


?! Une erreur,  
un oubli, 
une question   

contactez-nous